Wat als mijn klant uitstel van betaling vraagt?
24 apr 2023
U levert diensten of producten, stuurt daarvoor een factuur uit en wordt vervolgens tijdig betaald: dat is het ideale scenario. Soms kan het echter voorvallen dat de klant meer tijd of zelfs een afbetalingsplan vraagt om zijn schulden af te lossen. Hoe gaat u daarmee om? Als uw incassospecialist bieden we graag advies.
Een vraag tot uitstel van betaling is soms een delicate kwestie. Enerzijds hebt u zelf uw inkomsten broodnodig, anderzijds wilt u begrip opbrengen voor de situatie van uw klant en wil u uw goede commerciële relatie te bestendigen. Wettelijk gezien bent u niet verplicht om een uitstel van betaling te aanvaarden, maar een persoonlijk overleg met de klant is aangewezen. Ga na wat er binnen de mogelijkheden van uw klant ligt. Is een nieuwe betalingstermijn haalbaar? Dan is dat meestal de beste oplossing.
Optie 1: een nieuwe betalingstermijn
Wanneer u akkoord gaat om de betalingstermijn te verlengen, is het van belang dat u dit duidelijk op papier zet. Mocht die nieuwe afspraak niet nagekomen worden, hebt u daarmee immers een belangrijk bewijsstuk in handen voor de latere invordering van de factuur. Neem bij de nieuwe betalingsregeling onder meer volgende zaken mee op:
- De nieuwe datum waarop de factuur voldaan moet zijn (bijv. een uitsteltermijn van één maand wordt daarbij als redelijk aanzien);
- Of en hoeveel bijkomende kosten u rekent voor het betalingsuitstel. U kunt bijv. vermelden dat u een forfaitaire administratiekost van € 50 aanrekent of u kunt laten weten aan uw klant dat hij verwijlintresten moet betalen (u doet er dan best aan om dit bedrag meteen uit te rekenen en op te nemen);
- Indien het om een doorlopende samenwerking gaat en er dus nog facturen naar de betreffende klant zullen volgen, kan u vermelden dat er slechts eenmalig een uitstel van betaling wordt toegestaan.
Optie 2: een afbetalingsplan
Ziet uw klant het niet haalbaar om het volledige bedrag binnen een redelijke termijn te betalen of gaat het over een aanzienlijk bedrag? Bij een afbetalingsplan wordt het verschuldigde bedrag in sommen verdeeld, die op afgesproken tijdstippen en met intresten betaald moeten worden.
Ook hier geldt de regel ‘goede afspraken maken goede vrienden’. Giet het afbetalingsplan in een helder overzicht en laat dit door de klant “voor akkoord” ondertekenen. Een sterk afbetalingsplan omvat onder meer:
- Hoeveel de klant moet betalen en in welke termijnen;
- Hoeveel de intresten bedragen;
- De totale looptijd van het afbetalingsplan: beperk dit tot maximaal zes maanden;
- Een vermelding van de mogelijkheid tot onmiddellijke opeising van het integrale bedrag wanneer de afbetaling niet stipt verloopt.
Optie 3: een invordering van de factuur
In de jammerlijke situatie dat uw klant de nieuwe betalingstermijn niet respecteert, noch zijn afbetalingsplan nakomt, kan u overgaan tot de invordering van de schuld. U kan bij ons terecht om het incassotraject op te starten.
In een eerste fase zal nog steeds gezocht worden naar een minnelijke schikking. De schuldenaar krijgt alsnog de kans om de betaling in orde te brengen mits een aangepaste regeling (incl. alle bijkomende kosten).
Levert dat niets op, dan wordt er een gerechtelijke procedure opgestart. Dit kan door een dagvaarding voor de rechtbank, doch ook een administratieve invorderingsprocedure (zonder tussenkomst van de rechtbank en enkel ten aanzien van ondernemingen) behoort tot de mogelijkheden.
Ons advies is om kort op de bal te spelen. Onze ervaring leert namelijk dat “oude” schuldvorderingen, die dus lang na de vervaldag van de factuur blijven openstaan, moeilijker te innen zijn. Het resultaat op succesvolle inning is hoger bij schuldvorderingen die recent(er) zijn.